實務守則指南：身分認證與資料收集

身分認證與資料收集中，實務守則對於個人身分證號碼與副本的使用限制有所規範。

個人身分證號碼
公務人員與特定機構可根據法定權限要求個人提供身分證號碼，例如：
– 警務人員進行公務查驗
– 入境事務處人員協助查驗身分

除法定授權外，資料使用者在實務守則允許範圍內，方可要求個人提供身分證號碼。以下為資料使用者在實務守則允許下，可要求身分證號碼的常見情境：
– 公司查驗求職者是否曾應徵或任職
– 會所管理人驗證會員身分

個人身分證副本
收集個人身分證副本的限制較嚴，僅限於資料使用者無法以其他侵犯個人隱私程度較低的方法確認身分、且資料使用者為特定目的而收集。下列為部分可收集身分證副本的實務守則允許用途：
– 僱主驗證求職者身分，惟須於副本上標示「副本」字樣
– 銀行或保險公司根據監管機構要求進行資料蒐集，亦須標示「副本」字樣

資料使用者在副本註記「副本」字樣的同時，應採取適當措施確保資料隱密性，例如：
– 存放於上鎖文件櫃或安全地點
– 傳送時施加適當安全防護

例外情況
如僅要求出示身分證，並未記錄身分證資料，則不屬實務守則規範範疇。

其他身分認證方法
如果資料使用者要求提供身分證號碼或副本，個人可建議採用其他身分認證方式，例如：
– 使用職員證或其他身分證明文件
– 由資料使用者認識的他人辨識身分

保留期限
訪客登記冊中僅保留訪客資料一個月，除非有充分理由需要延長保存期限，例如作為舉證或協助警察調查非法活動。

特殊情境
– 物業管理人員記錄訪客身分證號碼時，應優先採用其他方法，例如安排保安人員陪同訪客。
– 銷售員應避免以虛假姓名或地址開立帳户，並應在身分證副本上標示「副本」字樣。
– 銀行或保險公司必須遵守監管機構規定，在身分證副本上標示「副本」字樣。

• 開立銀行户口
• 申請信用卡
• 登記選舉
• 購買保險

使用香港身份證副本的注意事項

儘管香港身份證副本用途廣泛，但使用時仍需注意以下事項：

延伸閲讀…

9. 當我提供身分證號碼或身分證副本給其他人時

使用身分證號碼及身分證副本 – Family CLIC

• 副本只應提供給值得信賴的人或機構。
• 確保副本用途明確，並註明副本用途。
• 在副本上註明「僅供 __ 使用」，並簽名確認。